Déterminez le « qui » et le « comment » : Définissez les parties prenantes des processus juridiques et leur rôle. Faites un schéma de
vos flux de travail habituels pour comprendre comment chaque équipe (immobilier, construction, finances, services juridiques, etc.) y contribue
et planifier quand inclure les tâches pertinentes dans l’impartition.
03
N’oubliez pas la gouvernance : Esquissez les grandes lignes de vos processus d’approbation de documents et décidez comment
y intégrer votre fournisseur de services externe. Déterminez dans quelle mesure vous voulez participer à la gestion courante des tâches externalisées. Si vous préférez ne pas y jouer un rôle particulièrement actif, veillez à dresser des instructions permanentes précises à l’intention de votre conseiller juridique externe.
05
Faites l’inventaire de vos ressources et les mises à
jour nécessaires : Examinez vos ressources existantes (modèles, lignes directrices, échéanciers pro forma et formulaires d’approbation) afin de voir comment elles pourraient être adaptées pour utilisation à l’externe. Ce serait également l’occasion de les mettre à jour au besoin. Assurez-vous que l’information est conservée et organisée de manière optimale, facile à partager avec un tiers.
04
Cernez les services que vous devriez confier à un fournisseur externe : Vous pouvez par exemple déléguer des tâches courantes chronophages qui n’ont qu’une faible valeur stratégique et qui font partie d’un même flux de travail, comme des cessions ou des changements de contrôle, ou encore externaliser toutes vos tâches juridiques effectuées à un endroit précis. C’est ce point de départ qui
vous permettra de définir les prochaines étapes.
01
Évaluez vos besoins et
prévoyez votre budget : Déterminez l’étendue de vos besoins. Combien de documents par semaine? Par année? De
quel type? Quelles sont vos dépenses annuelles à ce titre en
ce moment? Quel est votre budget d’impartition? En faisant affaire avec un tiers, vous réaliserez des économies en matière de dépenses juridiques
et optimiserez vos processus.
02
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