So führen Sie ein virtuelles Meeting effektiv durch
Diese 6 Best Practices erleichtern Ihnen den Übergang von persönlichen zu virtuellen Besprechungen, um virtuelle Meetings effektive und produktiv durchzuführen.
Tools für die Zusammenarbeit nutzen
Effektiv kommunizieren
Unterstützung beim Meetingablauf
Eine Support-Person haben
Das Protokoll befolgen
Interaktion fördern
Verhaltensregeln
Letzte Tipps für den Erfolg
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Vorbereitet sein. Testen Sie Ihre Equipment. Früh einwählen. Sie können Ihre Arbeit weiterführen, während Sie auf den Beginn des Meetings warten. Pünktlich starten, berücksichtigen Sie aber die Lage anderer Personen. Begrüßen Sie die Teilnehmer. Halten Sie das Meeting im Zeitrahmen und beenden es pünktlich, um kleine Pausen zwischen aufeinanderfolgenden Besprechungen zu gewährleisten.
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Weisen Sie bei kritischen Besprechungen, z. B. mit Kunden oder großen Besprechungen, eine Support-Person zu, die bei technischen Schwierigkeiten hilft und Tools wie den Chat überwacht.
der CFOs beabsichtigen, einige Mitarbeiter dauerhaft auf Remote-Arbeit umzustellen.
74%
Stellen Sie sich bei Bedarf kurz vor und sorgen Sie dafür, dass sich alle eingebunden fühlen. Präsentieren Sie eine Agenda und legen Sie die Erwartungen für das Meeting fest. Schaffen Sie eine Struktur und legen gemeinsame Ziele fest, um sicherzustellen, dass alle auf dem richtigen Weg bleiben. Verschieben Sie Diskussionsrunden auf ein weiteres Meeting, um sicherzustellen, dass der Zeitplan eingehalten werden kann. Stellen Sie sicher, dass die Leute abwechselnd sprechen und dass alle zur Diskussion beitragen können.
der Remote-Mitarbeiter nennen Unterbrechungen oder gleichzeitiges Sprechen als größte Herausforderung bei Meetings.
67%
Lernen Sie, mit Ihren Tools umzugehen und nutzen Sie diese. Bereiten Sie im Voraus vor, was Sie digital teilen möchten. Teilen Sie Inhalte im Voraus. Ersetzen Sie verbale Antworten durch Umfragen und Chats. Lernen Sie, Inhalte zu vermitteln und auf wichtige Punkte aufmerksam zu machen. Sammeln Sie Erfahrung, wie man Antworten erkennt (möglicherweise im Chat) und Gelegenheit zum Sprechen gibt.
Möglichkeiten zur Interaktion bieten; Fragen stellen, Leute beim Namen nennen, Umfragen verwenden. Stellen Sie offene Fragen. Verwenden Sie Umfragefunktionen, um die Teilnehmer zu motivieren und Feedback zu erhalten. Verwenden Sie die Gruppenchat-Funktion, um Antworten auf Fragen schnell zu liefern. Erlauben Sie den Teilnehmern, ihre eigene Persönlichkeit einzubringen. Der Wohlfühlfaktor bei der Kommunikation ist bei Menschen sehr unterschiedlich. Bieten Sie daher unterschiedliche Möglichkeiten an.
der Remote-Mitarbeiter und 15% der Remote-Manager erhalten keine Schulung zur effektiven Remote-Arbeit.
38%
- Sprechen Sie klar , deutlich und langsam. - Machen Sie es interaktiv. - Geben Sie klare Anweisungen. - Verwenden Sie Grafiken. - Erwarten Sie Verzögerungen bei der Audio- oder Bildschirmfreigabe und warten Sie. - Nehmen Sie sich Zeit für Feedback, bevor Sie fortfahren.
Sie können sich nicht auf visuelle Hinweise wie Körpersprache oder Mimik verlassen, insbesondere wenn die Teilnehmer das Video deaktiviert haben. Stattdessen müssen Sie sich auf eine starke mündliche und schriftliche Kommunikation verlassen.
Seien Sie bereit, im Falle eines technischen Problems oder eines Verbindungsproblems Unterstützung anzufordern oder eine andere Person übernehmen zu lassen.
- Gehen Sie nicht davon aus, dass alles funktioniert, wenn sich das gesamte Team anmeldet. - Führen Sie immer 15 Minuten vor Beginn des Meetings einen kurzen Durchlauf Ihres Setups (Computer, Kameras, Software usw.) durch.
Do
Führen Sie vor dem Meeting eine Überprüfung des Equipments durch.
Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihre Teilnehmer alles unter Kontrolle haben.
Haben Sie einen Notfallplan.
Lassen Sie die Teilnehmer vor dem Anmelden eine einfache Browser- und Softwarekompatibilitätsprüfung durchführen.
Don't
Seien Sie sich Ihres Verhaltens bewusst.
Quellen 1 Gartner. (April 2020). CFO Survey 2020 2 OwlLabs. (September 2019). State of Remote Work 2019
Seien Sie offen für Kritik.
Ermuting Sie die Teilnehmer die Tools zu verwenden.
Seien Sie praxisorientiert.
Fragen sind immer willkommen.
Erstellen Sie eine angenehme Atmosphäre.
Seien Sie sicher im Umgang mit digitalen Tools.
Weiterbilden.
Halten Sie Unterlagen bereit und erstellen Sie einen Notfallplan.
Seien Sie organisiert.
Folgen sie noch dem Meeting?
Feedback von den Teilnehmern einholen.
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